Como criar seu projeto em 6 Passos fáceis com Onimuna

No Onimuna focamos em deixar o gerenciamento dos projetos uma tarefa prática e fácil. Com ele você vai poder tirar da cabeça todos aqueles problemas que estão te assombrando, podendo focar no que realmente importa: Executar o projeto.

Se você já está utilizando o Onimuna, neste post vou explicar como organizar o projeto de maneira eficiente. Se você ainda não conhece o Onimuna, vou te mostrar as vantagens e benefícios que você tem utilizando ele. Para organizar e produzir os projetos, o Onimuna foi inspirado em técnicas de desenvolvimento ágil de projetos, por conta disso, as dicas abaixo vão focar nesta linha de raciocínio.

Então, quais são esses 6 passos?

1. Definir o workflow (etapas)

Antes de começar a pensar no projeto, você precisa pensar nas etapas que esse projeto vai ter para ser criado. No Onimuna chamamos essas etapas de "Workflow". Portanto, a primeira coisa que você vai precisar definir é: Qual é o workflow do projeto que vou desenvolver? Se você estiver criando um site para um cliente, por exemplo, o seu workflow de projeto poderia ser algo nesse sentido:

1. A fazer
2. Desenvolvendo
3. Testando
4. Feito

Se, por outro lado, o seu projeto é prospectar clientes para o seu produto, o seu workflow poderia ser algo como:

1. Aguardando contato
2. Contato
3. Apresentação de produto
4. Fechado negócio
5. Negado

O Workflow portanto são as etapas que as suas tarefas vão ter para serem concluídas. Isso é importante para se manter em foco nas etapas corretas, nos momentos corretos.

Algumas dicas adicionais:

• Utilize nomes pequenos e fáceis de ler para não deixar tudo muito complexo.
• Defina ícones específicos para cada workflow para que eles fiquem fácil de identificar.
• Cuidado com a ordem que você estabelece as etapas do workflow.
• Entre em contato com o suporte que eles podem te ajudar a criar um workflow que se adapte bem ao seu projeto.

Com um workflow bem definido, você pode continuar para as próximas etapas.

2. Organize os grupos

Agora, vamos organizar os grupos de usuários. Você vai trabalhar sozinho? Pode pular esse passo. Vai trabalhar em equipe? Nesse caso você quer organizar quais equipes tem acesso a o que dentro do sistema. Para isso, você acessa a tela "Grupos e permissões". Defina os grupos que você deseja, baseado na sua equipe, e as permissões de cada grupo.

3. Criar o projeto

Após definir o workflow, você já pode começar a criar seu projeto. Abrindo a tela de projetos, você dá um nome e uma descrição pra ele, e escolhe o workflow. Após isso você vai selecionar os usuários que vão trabalhar neste projeto.

Isso serve pra você começar a organizar daqui pra frente tudo num lugar só, e esses usuários vão começar a ter acesso a tudo que está dentro deste projeto.

4. Pesquisa / Conteúdo / Conhecimento

Agora vamos organizar as pesquisas, os conteúdos e o conhecimento que precisa ser compartilhado dentro deste projeto utilizando o módulo postagens. Aqui podemos cadastrar postagens completas para acesso da equipe, ou para consulta individual futuramente. Crie pastas e organize bem as informações nesse passo de acordo com a necessidade do seu projeto.

5. Demandas / Serviços

Nesse passo vamos começar a organizar o que precisa ser feito. Para isso necessitamos ter em mente os seguintes pontos:

• Uma demanda não precisa ser completamente detalhada, não deve conter os passos dos serviços na descrição dela. Para isso utilize o módulo de tarefas dentro da própria demanda após a criação.
• Crie pastas para organizar o serviço de forma eficiente.
• Responsabilize os usuários certos em cada demanda.

As demandas foram feitas para que você consiga ter acesso a informação com a menor quantidade de cliques possível. Essa tela é onde você vai passar grande parte do desenvolvimento do projeto. É onde você vai delegar, onde vai organizar, ajustar, remanejar e executar as demandas e tarefas.

É importante não exagerar no planejamento nessa parte. Seguindo a estrutura do desenvolvimento ágil, você deve planejar apenas algumas semanas a frente, no máximo. Assim você consegue se adaptar em tempo hábil as dificuldades que o projeto pode apresentar, abandonar vertentes que não estão sendo produtivas, ou que estão impedindo o progresso da equipe.

Então faça um planejamento, escreva as tarefas que vão ser feitas, mas esteja preparado para mudanças. Saiba que as coisas não vão sair como o planejado.

Algumas dicas adicionais para organizar os serviços:

• A tela de demandas tem várias ferramentas úteis, veja nosso vídeo detalhando as funcionalidades para se tornar mais eficiente. Veja o vídeo.
• Mantenha tudo organizado sempre, isso ajuda a visualização individual, ou em grupo, do que está sendo feito, precisa ser feito, ou já foi feito. Tome um tempinho para organizar a casa novamente de tempos em tempos.
• Não coloque no seu prato mais do que consegue lidar. Isso causa estresse e ao invés de ser produtivo, você vai acabar se impedindo de ter o desempenho ideal. Isso serve para a equipe toda.
• Utilize os filtros. Filtre sempre as informações para nunca visualizar mais do que o necessário para o que está sendo feito no momento. Isso ajuda a manter o foco. 

6. Acompanhamento e produção

Agora que seu projeto já está em andamento, você precisa fazer o acompanhamento do projeto para ter certeza que ele está seguindo o caminho certo. Reserve um tempo semanalmente para revisar o progresso atual do projeto e tomar as decisões sobre o que pode ser mudado para aumentar a produtividade. No Onimuna você tem o módulo Timesheet, utilizando esse módulo o sistema vai alimentando informações que você pode acessar tanto nos relatórios, como na Dashboard de projetos, que é um visão geral individual de projetos.

Revise as demandas e saiba o momento de abandonar determinada parte do projeto que está empatando o progresso. Sempre faça uma reflexão sobre o que realmente é essencial para o projeto no momento atual. Tudo que não for essencial, pode ser adiado. Não estou dizendo para abandonar essas coisas para sempre. Mas você pode focar nelas quando as partes mais importantes do projeto estiverem encaminhadas.

E para a produção? O ciclo de produção é muito simples:

1. No dia-a-dia você vai abrir a telinha "Macro" no topo da tela, ali você visualiza o que precisa fazer hoje. Veja nosso post detalhando as tarefas macro aqui.
2. Após concluir tudo, se configura o fim de uma etapa, também chamada de "Sprint" por técnicas de desenvolvimento. Então, uma nova reunião será feita para planejar a próxima etapa, e reiniciar o ciclo novamente.
3. Acompanhamento. Aqui será feito o acompanhamento do que está sendo feito, até um novo ciclo ser concluído, ou ajustando as demandas de acordo com a necessidade do projeto. Esteja preparado para as mudanças!

Conclusão

Com esses passos você já estará meio caminho andado com o progresso do seu projeto. Agora o que falta é executar! Comece agora mesmo! Você tem 1 mês grátis para utilizar e testar o sistema, sem compromisso.

Se você não conhecia o Onimuna, veja nossos vídeos demonstrativos e nossos outros artigos para entender melhor como funciona. Temos muitos outros conteúdos sobre produtividade, organização, etc. Se cadastre em nossa lista de emails abaixo para receber um email sempre que postarmos alguma novidade.